วิธี proof งานกับลูกค้า

ก่อนส่งงานออกฟิล์มทำเพลทหรือส่งให้โรงพิมพ์ การปิดงานกับลูกค้าอย่างชัดเจน จะช่วยลดปัญหาลงอีกเยอะ ดังนั้นก่อนถึงขั้นตอนดังกล่าว เราต้องส่งงานให้ลูกค้าดูและตรวจทางให้เราด้วย ซึ่งบางงานอาจจะต้องตรวจกันอยู่หลายรอบ เรามาดูกันครับว่า วิธี Proof งานกับลูกค้ามีอะไรบ้าง

• Print ตรวจ : วิธีนี้เหมาะสำหรับงานที่มีจำนวนหน้ามากๆ อย่างหนังสือ เรา Print ออกมาจาก Printer นี่แหละ เรียงหน้าให้ถูกต้อง และหากเจอลูกค้าที่ไม่สันทัดเรื่องเทคโนโลยี หรือเข้าใจอะไรได้ยาก ก็อาจจะต้องเอามาเรียงหน้าให้เหมือนตอนเปิดหนังสือออกมาจริงๆ อย่างงาน A5 เรา Print ลง A4 ได้ 2 หน้า ก็เอามาพับครึ่งเรียงหน้าแล้วก็หนีบรวมกัน หรือจะเป็นงาน A4 ก็อาจจะ Print ทั้งด้านหน้าและด้านหลัง ให้หน้าเรียงกันได้ถูกต้อง วิธีนี้ดีครับ หากข้อมูลส่วนไหนขาดหรือยังสับสน เราสามารถเขียนโน็ตไว้ให้ลูกค้าได้ในตำแหแน่งนั้นเลย เวลาตรวจลูกค้าจะได้แก้ไขลงบนหน้างานได้ทันที และสามารถเขียนความต้องการลงไปในนั้นได้ด้วย เวลาเราเอามาเช็คความถูกต้องอีกที ก็สามารถเช็คไปทีละจุดได้อีกด้วย แต่หากเจองานที่ต้องตรวจกันหลายครั้ง ต้องปริ้นกันเยอะ เปลืองไม่ใช่เล่น 
• Print Digital : เหมาสำหรับงานที่ลูกค้าต้องการเห็นเป็นชิ้นงาน และสีที่ออกมาจะใกล้เคียงกับงานที่พิมพ์ออกมาแล้ว เป็นงานพวกแผ่นพับ โปสเตอร์ ใบปลิว ที่จำนวนหน้าน้อย หรือหากลูกค้าต้องการตรวจงานหนังสือโดยวิธีนี้ ก็คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมไปครับ เพราะราคาค่อนข้างสูง เครื่อง Print Digital จะเป็นเครื่องใหญ่ๆ ครับ ที่เห็นส่วนมากจะใส่กระดาษได้ขนาดใหญ่กว่า A3 ไปนิดหน่อย ลองหาแหล่งดูครับ ตามร้านที่รับทำหนังสือจำนวนน้อย
• ส่งตรวจทาง E-mail : สำหรับงานส่งตรวจทางอีเมล์ มีวิธีแยกออกไปอีกดังนี้ครับ
•  ส่ง pdf ให้ตรวจ วิธีนี้ง่ายครับ ใช้ได้ดีกับงานหนังสือ โดยเราอาจจะต้องบอกวิธีการทำเครื่องหมายตรงตำแหน่งที่ต้องการแก้ไข และใส่ข้อความที่ต้องการบอกและรายละเอียดลงไปในไฟล์ pdf
• การส่งไฟล์เป็นรูป jpg : เราสามารถ Export งานออกมาเป็น jpg ในโปรแกรม Indesign ได้เลย เหมาะสำหรับงานที่มีจำนวนหน้าน้อย อย่าง โปสเตอร์ แผ่นพับ ใบปลิว
• หากไฟล์งานที่ต้องการส่งให้ดูนั้น มีขนาดใหญ่เกินกว่า 10Mb ให้หาที่ฝากไฟล์แล้วส่ง link สำหรับ Download ให้ไปทางอีเมล์ เพราะเท่าที่เจอมา ลูกค้าส่วนใหญ่จะใช้ Hotmail ซึ่งไม่สามารถส่งเมล์ไฟล์ที่มีขนาดเกิน 10Mb ได้ (Gmail ได้ 25 Mb)
• แนะนำว่าควรใช้บริการของ Gmail เนื่องจากมีเครื่องมือในการจัดการอีเมล์ได้ดี และมีส่วนเสริมอื่นๆ มาให้ใช้งานเพื่อการทำงานที่คล่องตัวขึ้น (เคยใช้งาน Hotmail แล้วเจอปัญหาลูกค้าส่งงานมาให้ แล้วพี่ Hotmail ก็หวังดีกลังเราเจอไวรัส เลยเปลี่ยนชื่อไฟล์ บางครั้งก็ตัดนามสกุลไฟล์ออกไปซะงั้น เลยไม่รู้ว่าจะต้องใช้โปรแกรมอะไรเปิด เลยเกิดความรู้สึกรุงรังขั้นมา) ที่สำคัญ Gmail ยังให้พื้นที่ใช้งานที่เยอะ เก็บเมลได้มาก
• ตรวจงานที่หน้าจอเราเลย : วิธีนี้ไม่เหมาะกับการแก้งานหนังสือครับ เพราะ จะใช้เวลาเยอะ บางครั้งเราต้องนั่งแก้งานกับลูค้าเป็นวันๆ เลย ซึ่งจริงๆ แล้ว หาก Print ให้ตรวจ แล้วเราค่อยมาแก้ไขทีหลัง จะใช้เวลาน้อยกว่า เราเอาเวลาที่รอลูกค้าตรวจไทำอย่างอื่นจะดีกว่า และที่สำคัญครับ ต้องใช้สติพอสมควร ความคุมอารมณ์ให้อยู่ หากลูกค้าต้องการแก้ไขงาน และทำให้ต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นอีกมาก หรือทำให้งานยุ่งยากซับซ้อนขึ้น ก็ต้องหาวิธีพูดและอธิบายให้เข้าใจครับ (แต่ถ้าผลตอบแทนสูงคุ้มค้ากับการแก้ไขก็ทำไปเถอะ)

หลักๆ ก็มีอยู่ไม่กี่วิธีครับ แต่ที่ต้องกำชับก็คือ อย่าให้ลูกค้าโยนภาระการตรวจงานมาให้เราทั้งหมด เพราะบางครั้งเราตรวจได้แค่คำถูก-ผิดธรรมดา แต่ถ้าเจอหนังสือที่มีเนื้อหาจำเพาะ เราก็ไม่ได้รู้เนื้อหาที่เขียนลงไปในงาน แล้วก็ใครจะมารู้ดีเท่าเจ้าของงานครับ ถึงลูกค้าไว้ใจเราขนาดไหน ยังไงซะก็ต้องให้ตรวจ และตรวจอย่างละเอียดด้วย เซ็นชื่อกำกับไว้ว่าตรวจแล้วเลยยิ่งดี เพราะจะได้ตระหนักว่า หากงานพิมพ์ออกมาแล้วผิด ลูกค้าต้องรับผิดชอบในส่วนนี้ด้วย